Joke

Joke is een professionele en klantvriendelijke vrouw met ruim 15 jaar ervaring als Management Assistant (rechterhand CEO) + 8 jaar ervaring binnen office en business support. Ze is zeer sterk in het schakelen tussen verschillende taken, in organiseren en plannen. Zo heeft ze onder andere ervaring in rechterhand zijn van een CEO, Account Support, Internal Sales, Customer Service & Administratief Bediende. Joke beheerst het volledige office pakket en verschillende ERP/ICT systemen zoals Navision, Geodynamics, Lisa & Adsolut. Daarbovenop is ze vloeiend in Nederlands en heeft ze zeer goede kennis van het Engels. 

 

Voorgaande projecten/ervaring:
 

Account Support - Industrie Groothandel in suiker, chocolade en zoetwaren

• Beheer en administratie van de klantendatabase en hun assortiment 
• Opvolging en het communiceren van de artikel- en prijsmutaties 
• Rapportering
• SPOC voor klanten op het vlak van reeds bestaande of nieuwe artikels 
• Verzamelen van artikelinformatie (wijzigingen, mutaties, database verwerking) 
• Nakijken van leveringen/evenementen 
• Out of stocks signaleren en oplossingen zoeken 

Internal Sales Verantwoordelijke / HR ondersteuning - Chocolade & suikerwaren sector

Sales

• Opvolgen klantenvragen (prijsaanvragen, technische fiches, stalen, fotomateriaal, marketingtekst Info …)
• Opvolgen van prospecten die telefonisch/mail of via webformulier binnengekomen zijn
• Input geven voor nieuwe producten en concepten
• Uitsturen van stalen naar klanten en prospecten
• Opvolgen van orders verkregen via verschillende onlinekanalen
• Organiseren van transporten (België en buitenland) incl. opmaak transportdocumenten
• Opvolgen van bestellingen voor Delhaize, Colruyt en Lidl (aanmaak DESADV, labels, factuur en opzetten transport) 
• Opvolging verkoop in LISA (ERP systeem): aanmaak nieuwe klanten, tarieflijsten …

HR

• Ondersteuning bieden in het proces van werving en selectie van nieuwe medewerkers
• Contact met interimkantoren en algemene verwerking administratie m.b.t interim 
• Opvolgen van personeelsplanning 
• Rekrutering jobstudenten en seizoenarbeiders + uitzetten van vacatures
• Opmaken contracten voor jobstudenten en registratie (+ dimona aangifte) via platform Partena
• Informatie verstrekken aan nieuwe medewerkers & onthaal 

Management Assistant - Veiligheidsmateriaal sector (Brandwerende poorten & deuren)

• Aannemen van orders (telefonisch en per mail) en verwerken (Navision)
• Onderhoud van relatie met klanten 
• Dagelijks opvolgen lopende dossiers en opvolgen van backorders 
• Klanten en vertegenwoordigers verder helpen met vragen/ klachten/problemen 
• Contactpersoon tussen klant en logistieke afdeling, zodat orders aan gestelde eis van de klant verwerkt worden en kunnen vertrekken met transport
• Monitoring van de zendingen en zorgen voor een tijdige ophaling/retour en voorraden 
• Opmaak van facturen en creditnota’s

Customer Service - Verfproducent

• Vertrouwenspersoon & rechterhand CEO 
• Volledig beheer van agenda CEO, zowel privé als professioneel en de nodige afspraken en taken hierin behartigen
• Diverse informatie bufferen en filteren voor CEO: Emailbeheer, telefonie ...
• Vast aanspreekpunt van aannemers, telecom-leveranciers, facilitaire diensten, en diverse leveranciers; zorgen voor het behoud van een positieve relatie
• Rapporteren van problemen aan CEO, en deze problemen constructief oplossen met oog op het behoud van het welzijn van de collega’s
• Travel: Trips boeken en organiseren van A tot Z (hotel, wagen, vlucht)
• Verantwoordelijk voor organisatie beurzen, personeelsfeesten en evenementen
• Algemene administratieve en organisatorische taken
• HR gerelateerde taken: 
  • Onboarding nieuwe medewerkers: Zorgen voor de juiste bedrijfsmaterialen (wagen, IT, gsm, abonnementen, badges, …)
  • Evaluatie en functioneringsgesprekken voeren
  • Volledig beheer wagenpark; toewijzing, onderhoud, keuringen en alle modaliteiten vervullen.